Unsere Maßnahmen zur Umsetzung unserer Sorgfaltspflichten

Das Herzstück unseres Risikomanagements ist eine systematische und zielgerichtete Risikoanalyse, bei der wir die potenziellen und tatsächlichen Risiken unseres unternehmerischen Handelns für Mensch und Umwelt ermitteln und bewerten. Im Rahmen unserer jährlichen Risikoanalyse betrachten wir sowohl für unseren eigenen Geschäftsbereich als auch für unsere unmittelbaren Zulieferer insbesondere die folgenden Risikofelder:

• Verstoß gegen das Verbot von Kinderarbeit
• Verstoß gegen das Verbot von Zwangsarbeit und aller Formen der Sklaverei
• Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
• Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und des Rechts auf Kollektivhandlungen
• Verstoß gegen das Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung
• Verstoß gegen das Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
• Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen
• Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
• Verstoß gegen das Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn durch diese aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle Menschenrechte beeinträchtigt werden
• Verbotene/r Herstellung, Einsatz und/oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen)
• Verbotene Produktion und Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe (engl. persistent organic pollutants, POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen
• Verbotene Ein-/Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens

Unsere jährliche Risikoanalyse ist zweistufig aufgebaut und beginnt mit einer abstrakten Risikoanalyse im Hinblick auf die vorgenannten Risikofelder. Zur kontinuierlichen Identifikation länder- und branchenspezifischer Risiken im eigenen Geschäftsbereich und bei unmittelbaren Zulieferern nutzen wir die Risikodaten eines externen, spezialisierten Anbieters. Die Bewertung der Länder- und Branchenrisiken erfolgt durch eine Vielzahl an Indikatoren (Orientierung auf Basis der Risikodatenbank des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) sowie öffentlich zugänglicher Berichte und Medienquellen. Die Ergebnisse der abstrakten Risikoanalyse werden anschließend validiert, wodurch wir zu einer ersten Einschätzung im Hinblick auf die bestehenden Risikoprofile im eigenen Geschäftsbereich und bei unseren unmittelbaren Zulieferern gelangen.

Besonders dann, wenn unsere abstrakte Risikoanalyse erhöhte Risiken aufzeigt, unterziehen wir daraufhin anschließend Tochtergesellschaften der DB Regio AG und unsere unmittelbaren Zulieferer einer eingehenderen Untersuchung. Das Ziel der konkreten Risikoanalyse besteht darin, die tatsächlichen Risiken für Verletzungen von Menschen- und Umweltrechten zu identifizieren. Um zu bestimmen, welche Zulieferer vertieft betrachtet werden, verwenden wir einen risikobasierten Ansatz.

Zur Ermittlung tatsächlich bestehender Risiken oder bereits vorhandener risikomindernder Maßnahmen nutzen wir risikobasiert Fragebögen und berücksichtigen Nachhaltigkeitsbewertungen von Zulieferern analog zur potenziell auffällig erhöhten Risikofaktoren  Nach dem Abschluss der konkreten Risikoanalyse werden die Risikoerkenntnisse zur Eintrittswahrscheinlichkeit einer Verletzung anhand der Angemessenheitskriterien der Schwere der Risiken, dem vorliegenden Einflussvermögen sowie dem Verursachungsbeitrag priorisiert. Auf dieser Basis leiten wir risikobasiert entsprechende Präventionsmaßnahmen ein.

Liegen aufgrund von besonderen Ereignissen oder aktuellen Berichten tatsächliche Anhaltspunkte vor, die auf mögliche Risiken oder Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten in unserem eigenen Geschäftsbereich oder unser Lieferkette hindeuten, führen wir zusätzlich anlassbezogene Risikoanalysen durch. Ebenso ist eine anlassbezogene Risikoanalyse angezeigt, wenn wir – etwa durch die Einführung neuer Produkte oder den Eintritt in neue Märkte – mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage in der Lieferkette rechnen müssen.

Wir nutzen die aus den regelmäßigen und anlassbezogenen Risikoanalysen gewonnenen Erkenntnisse, um strategische Entscheidungen wie Markteintritte und -austritte, die Beteiligung an bestimmten Vorhaben oder die Verankerung geeigneter Präventions- und Abhilfemaßnahmen zu unterstützen.

Stellen wir relevante Risiken fest, ergreifen wir unverzüglich angemessene Maßnahmen. Hierbei verfolgen wir ebenfalls einen risikobasierten Ansatz und konzentrieren uns zunächst auf die Bereiche, in denen wir die höchsten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken identifiziert haben. Ziel der Präventionsmaßnahmen ist es, einer etwaigen Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht vorzubeugen, indem wir die Risiken minimieren, die durch unsere Geschäftstätigkeit verursacht werden oder zu denen wir beitragen.

Stellen wir die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht fest oder steht sie unmittelbar bevor, ergreifen wir unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen. Diese zielen darauf ab, Verletzungen zu verhindern, zu beenden oder das Ausmaß der Verletzung zu minimieren. Treten Verletzungen im eigenen, inländischen Geschäftsbereich auf, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergriffen, die zwingend zur Beendigung der Verletzung führen. Dabei werden die von uns ergriffenen Präventions- und Abhilfemaßnahmen stetig weiterentwickelt und neue Ansätze etabliert.*

Hervorzuheben sind insbesondere folgende Präventionsmaßnahmen:

• Veröffentlichung dieser Grundsatzerklärung und Verankerung bei der DB Regio AG
• Festlegung klarer Verantwortlichkeiten, insbesondere Benennung eines LkSG-Beauftragten zur Überwachung unseres Risikomanagements
• Umsetzung und Weiterentwicklung unserer Verhaltenskodizes (CoC intern, und CoC für Geschäftspartner:innen), insbesondere vor dem Hintergrund der Anforderungen des LkSG
• Risikobasierte Sensibilisierung der einkaufenden Einheiten zur Notwendigkeit der risikobasierten Berücksichtigung von menschen- und umweltrechtlichen Anforderungen in unseren Beschaffungsstrategien und Einkaufspraktiken
• Berücksichtigung menschen- und umweltrechtlicher Anforderungen bei der Auswahl neuer Zulieferer (z.B. durch anerkannte Nachhaltigkeitsbewertungen) sowie die vertragliche Zusicherung menschen- und umweltrechtlicher Anforderungen
• Regelmäßige Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Beschaffung sowie der Bietereigenerklärung an die Anforderungen des LkSG
• Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Vertragsklauseln (z.B. zu Auditrechten)
• Durchführung regelmäßiger sowie anlassbezogener risikobasierter Kontrollmaßnahmen in Form von sensibilisierenden Gesprächen mit Geschäftspartner:innen und Geschäftseinheiten
• Risikobasierte Erarbeitung von konkreten Maßnahmenplänen (Corrective Action Plans) mit Lieferanten und Geschäftseinheiten bei Feststellung von Risiken bzw. Verletzungen
• Risikobasierte Weiterbildung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen durch regelmäßige Informationen und Schulungen zu LkSG-relevanten Themen sowie kontinuierliche (Weiter-)Entwicklung von Informations- und Schulungskonzepten
• Aufbau und Weiterentwicklung eines umfassenden Maßnahmenkataloges für Präventions- und Abhilfemaßnahmen zur Unterstützung der Auswahl und Durchführung typischer Maßnahmen pro Risikofeld
• Durchführung von sozialen Audits bei risikobasiert ausgewählten Geschäftspartner:innen
• Risikobasierte Weiterbildung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen durch regelmäßige Informationen zu LkSG-relevanten Themen sowie kontinuierliche (Weiter-)Entwicklung von Informationskonzepten
• Austausch und Engagement in Brancheninitiativen (z.B. econsense, Railsponsible)
• Konzeption und Durchführung von Wirksamkeitsprüfungen der Präventions- und Abhilfemaßnahmen.

Wir streben an, die potenziell von unseren Geschäftstätigkeiten Betroffenen, mit ihren vielfältigen Interessen, angemessen in die Entwicklung und Umsetzung von Sorgfaltspflichten einzubeziehen, um deren Wirksamkeit sicherzustellen.

Bei der konkreten Umsetzung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen legen wir Wert auf einen kooperativen Umgang mit unseren Geschäftspartner:innen. Insbesondere bei schwerwiegenden Verstößen behalten wir uns aber das Recht vor, angemessene Sanktionen gegen die:den jeweilige:n Geschäftspartner:in zu verhängen oder – als letztes Mittel – einen Vertrag oder eine gesamte Geschäftsbeziehung zu beenden.

* Ein Überblick über bereits im DB-Konzern bestehende Maßnahmen findet sich im Integrierten Bericht.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil unserer Sorgfaltspflichten ist die Bereithaltung eines angemessenen und wirksamen Beschwerdeverfahrens. Hierüber können Meldungen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen eingereicht werden, unabhängig davon, ob sie in der Lieferkette oder unserem eigenen Geschäftsbereich entstanden sind.

Neben der postalischen Kontaktmöglichkeit (Deutsche Bahn AG, Nachhaltigkeit und Umwelt, LkSG-Beschwerdeverfahren, Potsdamer Platz 2, 10785 Berlin) steht das elektronische Hinweissystem „Business Keeper Monitoring System“ (BKMS) als Beschwerdekanal zur Verfügung, welches wir entsprechend der Anforderungen des LkSG erweitert haben. Das System kann in zahlreichen Sprachen genutzt werden. Dabei ist der Schutz der hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Meldungen ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens. Alle Meldungen werden streng vertraulich und – auf Wunsch – anonym behandelt.

Wir prüfen die eingehenden Meldungen, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt auf ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine entsprechende Pflichtverletzung hindeutet. Ist dies der Fall, wird die Meldung an die hierfür zuständige Stelle übergeben. Sofern sich ein Anfangsverdacht bestätigt, werden erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Risiken bzw. Verstößen ergriffen. Alle Meldungen werden von ausgewählten und speziell geschulten Mitarbeitenden bearbeitet, welche unparteiisch, unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Durch die Implementierung unseres Beschwerdeverfahrens haben wir die Möglichkeit, von uns bislang unbekannten Risiken oder Pflichtverletzungen zu erfahren.

Damit trägt das Beschwerdeverfahren neben der Risikoanalyse entscheidend zur kontinuierlichen Verbesserung und Fortentwicklung unseres Risikomanagements bei.

Die Wirksamkeit unseres Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen geprüft. Hierfür wird seitens des DB Konzerns eine systematische Analyse des Beschwerdeverfahrens durchgeführt, bei der Stichproben verschiedener, anonymisierter Fälle intensiv beleuchtet und im Hinblick auf die Wirksamkeit bewertet werden. Zudem überwacht die:der LkSG-Beauftragte das Beschwerdeverfahren. Die Verfahrensordnung unseres Beschwerdeverfahrens ist öffentlich zugänglich.

Neben unseren bereits bestehenden umfassenden Berichtsaktivitäten, insbesondere der integrierten Berichterstattung, berichten wir gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) jährlich über die Erfüllung unserer menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr. Hierbei stellen wir die vollumfängliche und fristgerechte Erfüllung der Berichts- und Veröffentlichungspflicht sicher. Der Bericht ist nach seiner Veröffentlichung für einen Zeitraum von mindestens sieben Jahren auf unserer Internetseite zugänglich.

Unsere Verfahren zur Erfüllung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten werden zudem fortlaufend dokumentiert. Die Dokumentation bewahren wir – beginnend ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung – ebenfalls mindestens sieben Jahre lang auf.

Die Wahrung der Menschen- und Umweltrechte im eigenen Geschäftsbereich und entlang der globalen Liefer- und Wertschöpfungsketten ist für den Vorstand der DB Regio AG von herausragender Bedeutung. Daher liegt die Verantwortlichkeit zur effektiven Umsetzung des LkSG in der DB Regio AG auf oberster Führungsebene in der Verantwortung des Vorstands der DB Regio AG. Dieser hat seinerseits klare Verantwortlichkeiten festgelegt, um die effektive Umsetzung und Überwachung des Risikomanagements sicherzustellen.

Zur Überwachung der Umsetzung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten in der DB Regio AG hat der Vorstand der DB Regio AG einen LkSG-Beauftragten benannt. Der LkSG-Beauftragte ist in die Implementierung und Aktualisierung des Risikomanagementsystems eingebunden und führt risikobasierte Kontrollmaßnahmen durch, um die Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten zu überprüfen.

Der Vorstand informiert sich regelmäßig, mindestens einmal jährlich, sowie anlassbezogen über die Arbeit des LkSG-Beauftragten. Dazu gibt der LkSG-Beauftragte insbesondere Auskunft über die wesentlichen Ergebnisse der Risikoanalyse, über ergriffene Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie zu Meldungen aus dem Beschwerdeverfahren. Außerdem berichtet er darüber, ob die im Betriebsablauf verankerten Verfahren und die zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten ergriffenen Maßnahmen angemessen und wirksam sind. So wird gewährleistet, dass der Vorstand stets über alle relevanten Informationen verfügt, um seiner Verantwortung gerecht zu werden und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die Umsetzung der Sorgfaltspflichten wird im DB-Konzern konzernübergreifend durch die Konzernleitungsfunktion Nachhaltigkeit und Umwelt koordiniert und verantwortet sowie in Zusammenarbeit mit den Konzernleitungsfunktionen Compliance, Personalstrategie, Recht und Zentrale Beschaffung gesteuert.

Innerhalb der DB Regio AG wird die operative Umsetzung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten durch den LkSG-Koordinator sichergestellt und gesteuert, der vom LkSG-Beauftragten bestimmt wird. Die relevanten Fachbereiche sind für die praktische Umsetzung der Sorgfaltsprozesse verantwortlich und werden dabei von weiteren Fachbereichen unterstützt. Alle diese Fachbereiche tragen in ihrer täglichen Arbeit zur effektiven Umsetzung der Sorgfaltspflichten bei.

Die Tochterunternehmen der DB Regio AG, welche aufgrund ihrer Größe eigenständig nach dem LkSG verpflichtet sind, nehmen ihre LkSG-Angelegenheiten in eigener Verantwortung wahr und benennen durch ihre Geschäftsleitung ebenfalls jeweils eine:n LkSG-Beauftragte:n, welche:r die Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen überwacht. Darüber hinaus wird auch in den verpflichteten DB Regio Tochtergesellschaften jeweils ein:e sogenannte:r LkSG-Koordinator:in bestimmt, die:der die Umsetzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltsplichten auf operativer Ebene steuert.

Um das LkSG im Grundsatz einheitlich umzusetzen, nimmt die Konzernleitung des DB-Konzerns eine Governance-Funktion gegenüber allen verpflichteten DB-Tochtergesellschaften wahr. Dies umfasst insbesondere die Erstellung und Fortentwicklung der Menschenrechtsstrategie der Deutschen Bahn AG, die Bereitstellung von Methoden und Vorlagen zur dezentralen Umsetzung der Sorgfaltspflichten durch die verpflichteten DB-Tochtergesellschaften, sowie die fachliche Steuerung der LkSG-Koordinator:innen in den DB-Tochtergesellschaften.